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E-Rechnungspflicht 2028: die Checkliste für kleine Unternehmen
2028 wirkt weit weg, besteht aber aus genau sechs Aufgaben, von denen vier ein Nachmittag sind. Wer sie 2026 erledigt, erlebt die Pflicht als Nicht-Ereignis.
Für Unternehmen unter 800.000 € Jahresumsatz beginnt die Versandpflicht am 1. Januar 2028, ein Jahr nach den Großen. Das klingt nach viel Zeit und ist es auch — wenn man die Aufgabe in ihre Einzelteile zerlegt. Es sind sechs. Den rechtlichen Rahmen dazu gibt es in E-Rechnung 2027 für KMU, hier steht nur, was zu tun ist.
Die Eingangsseite: seit 2025 Pflicht, oft noch Provisorium
- Eine feste Empfangsadresse für Rechnungen einrichten und bei den Lieferanten hinterlegen. Nicht das persönliche Postfach des Inhabers, sondern eine eigene Beleg-Adresse, die bleibt, auch wenn Personal wechselt.
- Lesbarkeit sicherstellen: XRechnungen sind rohes XML. Es braucht ein Tool, das die Felder anzeigt, sonst wird nie geprüft, ob die Rechnung stimmt. Details zu Formaten und Fallstricken stehen in XRechnung und ZUGFeRD im Alltag.
- Archivierung klären: Das XML-Original muss acht Jahre unverändert und auswertbar aufbewahrt werden. Ein Cloud-Ordner mit Schreibschutz ist das Minimum, ein Beleg-Eingang mit automatischem Archiv der bequemere Weg.
Die Ausgangsseite: bis Ende 2027 Zeit, aber ein echtes Projekt
- Prüfen, ob die eigene Rechnungssoftware XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann. Bei Lexoffice, sevDesk und den üblichen Fakturatools: ja, meist ein Haken in den Einstellungen. Bei Word-Vorlagen: nein, hier steht ein Umstieg an.
- Stammdaten vervollständigen: Die E-Rechnung verlangt Pflichtfelder, die auf mancher PDF-Rechnung fehlen, allen voran die USt-ID oder Steuernummer und eine Leitweg-ID bei Behördenkunden.
- Einen Testlauf machen: eine E-Rechnung an einen wohlgesonnenen Geschäftskunden schicken und bestätigen lassen, dass sie bei ihm sauber ankommt und validiert. Ein Test im Oktober 2027 ist entspannt, derselbe Test im Januar 2028 nicht.
Was Sie bewusst später machen können
Nicht alles muss 2026 passieren. Die Umstellung der Ausgangsrechnungen kann bis Mitte 2027 warten, wenn die Softwarefrage geklärt ist. Was nicht warten sollte, ist die Eingangsseite — die Pflicht läuft bereits, und jeder Monat Provisorium produziert Archivlücken, die sich rückwirkend nicht schließen lassen.
Der Vollständigkeit halber: Die drei Punkte der Eingangsseite sind ziemlich genau die Produktbeschreibung von Belegbox, ab 5 € im Monat. Und wer einen Steuerberater hat, kann ihn auf Ludwig ansprechen — den KI-Buchhalter aus unserem Haus, der die strukturierten Daten aus E-Rechnungen automatisch vorkontiert, sodass aus der Pflicht am Ende weniger Buchhaltungsaufwand wird statt mehr. Beides ist optional. Die sechs Punkte oben sind es nicht.
Häufige Fragen zu diesem Thema
Wir schreiben nur an Privatkunden. Betrifft uns die Pflicht trotzdem?
Beim Versand nicht, B2C ist ausgenommen. Beim Empfang schon: Ihre eigenen Lieferanten — Telekom, Großhandel, Software — stellen auf E-Rechnung um, und empfangen können müssen Sie seit 2025. Die Eingangsseite dieser Checkliste gilt also auch für reine B2C-Betriebe.
Unsere Rechnungen schreibt Word. Reicht ein kostenloser XRechnung-Generator?
Für einzelne Rechnungen an Behörden hat das funktioniert, als Dauerlösung ab 2028 ist es Handarbeit mit Fehlerrisiko. Realistischer ist der Umstieg auf ein Fakturatool mit E-Rechnungs-Ausgang; die gängigen Programme ab etwa 10 € im Monat können XRechnung und ZUGFeRD inzwischen von Haus aus.
Was kostet Nichtstun?
Ab 2028 sind Rechnungen ohne strukturierten Datensatz im B2B keine ordnungsgemäßen Rechnungen mehr. Ihre Kunden können die Annahme verweigern und werden es tun, weil ihr eigener Vorsteuerabzug daran hängt. Nichtstun heißt also: Zahlungsziele platzen genau dann, wenn die Rechnung geschrieben ist.
Quellen
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