Rechtliches
Stand: Juli 2026. Diese Erklärung informiert Sie nach Art. 13 und 14 DSGVO über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch dieser Website (beleg-box.de) sowie bei der Nutzung der Belegbox-Plattform (app.beleg-box.de und zugehörige Dienste).
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:
Fakir Technology Consultants GmbH
Murrhardter Str. 30
71560 Sulzbach, Deutschland
Telefon: +49 177 670 69 37
E-Mail: info@fakir-it.de
Diese Erklärung gilt für die Marketing-Website beleg-box.de (Abschnitte 3–7) und für die Belegbox-Plattform — die Web-Anwendung unter app.beleg-box.de einschließlich der Beleg-Eingangsadressen (E-Mail-Empfang) und Hintergrunddienste (Abschnitte 8–16).
Wichtig für Unternehmenskunden: Soweit Sie als Kunde Belege und darin enthaltene Daten Dritter (z. B. Rechnungen Ihrer Lieferanten) über Belegbox verarbeiten, sind Sie datenschutzrechtlich Verantwortlicher und wir handeln als Ihr Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Hierfür schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV); Sie erhalten ihn beim Abschluss Ihres Vertrags oder auf Anfrage an info@fakir-it.de. Für die Verwaltung Ihres Nutzerkontos, die Abrechnung und den Betrieb der Website sind wir selbst Verantwortlicher.
Website und Web-Anwendung werden bei der Vercel Inc. (Vercel) auf europäischen Servern (Region Frankfurt) gehostet. Beim Aufruf verarbeitet Vercel technisch notwendige Verbindungsdaten (sogenannte Server-Logfiles), insbesondere:
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer und stabiler Betrieb). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Mit Vercel besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.
Website und Plattform nutzen durchgehend SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers mit „https://" beginnt.
Wir setzen keine Tracking- oder Marketing-Cookies ein und binden keine Analyse-Dienste Dritter ein. Verwendet werden ausschließlich technisch notwendige Cookies:
Für technisch notwendige Cookies ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich; die Partner-Zuordnung stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Abwicklung unseres Partnerprogramms). Ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich.
Wir verwenden die Schriftarten Inter, Source Serif 4 und JetBrains Mono. Diese werden über die Next.js-Komponente next/font zur Build-Zeit heruntergeladen und ausschließlich von unserem eigenen Server ausgeliefert. Es findet keine Verbindung Ihres Browsers zu Google-Servern statt.
Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren (z. B. an hallo@beleg-box.de oder info@fakir-it.de), speichern wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage und für Anschlussfragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung Ihrer Anfrage). Wir löschen die Anfrage, sobald sie nicht mehr erforderlich ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
Für die Nutzung der Plattform legen Sie ein Nutzerkonto an. Dabei verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen (optional) sowie Anmelde-Zeitpunkte. Die Anmeldung erfolgt passwortlos über einen einmaligen Anmelde-Link („Magic Link"), den wir Ihnen per E-Mail zusenden. Authentifizierung und Datenhaltung erfolgen über Supabase (Supabase Inc.) in einem Rechenzentrum in der EU (AWS Frankfurt, eu-central-1); der Versand der Anmelde-E-Mails erfolgt über Amazon SES (AWS, Region Irland, eu-west-1). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Mit beiden Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge.
Kern der Plattform ist der Empfang von Belegen. Jeder Mandant erhält eine dedizierte Beleg-E-Mail-Adresse. E-Mails an diese Adresse werden über Amazon SES (AWS, Region Irland, eu-west-1) empfangen und samt Anhängen verschlüsselt in Amazon S3 gespeichert (Verschlüsselung mit AWS KMS). Dabei verarbeiten wir:
Belege enthalten regelmäßig personenbezogene Daten Dritter (z. B. Ansprechpartner des Rechnungsstellers). Diese verarbeiten wir im Auftrag des jeweiligen Mandanten (Abschnitt 2). Rechtsgrundlage im Verhältnis zu unseren Kunden ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Eingehende Belege werden automatisch ausgelesen und klassifiziert:
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung: automatische Beleg-Erfassung ist die Kernfunktion des Dienstes). Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt — die Ergebnisse dienen der Vorbereitung Ihrer Buchhaltung und bleiben durch Sie korrigierbar.
Auf Ihre Veranlassung exportiert Belegbox erfasste Belege an das von Ihnen gewählte Buchhaltungssystem, insbesondere Lexoffice (Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg) — dorthin werden Belegbild und Belegdaten in Ihr eigenes Lexoffice-Konto übertragen — oder als ZIP-/CSV-Download. Der Export erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Konfiguration bzw. Ihres Auftrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für die Verarbeitung im Ziel-System gilt die Datenschutzerklärung des jeweiligen Anbieters.
Teile der Verarbeitung (z. B. die Übertragung an Buchhaltungssysteme) laufen auf einem von uns betriebenen Server bei der Hetzner Online GmbH (Deutschland); mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.
Zur Fehlerdiagnose setzen wir die Software Sentry ein — als selbst gehostete Instanz auf eigener Infrastruktur in der EU. Es werden technische Fehlerdaten (Stacktraces, Request-Metadaten, pseudonyme Nutzer-IDs) verarbeitet; eine Übermittlung an die Sentry Inc. (USA) findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Stabilität und Sicherheit des Dienstes).
Belegbox arbeitet mit Partnern (z. B. Buchhaltungsbüros) zusammen, die ihre Mandanten an Belegbox anbinden. In diesem Rahmen verarbeiten wir: den Partner-Code Ihrer Empfehlung (Cookie, max. 90 Tage, Abschnitt 5), die Zuordnung Ihres Mandanten zum Partner sowie — für die Abrechnung der Umsatzbeteiligung des Partners — Ihren Tarif. Ihr Partner sieht in seinem Partner-Bereich die von ihm betreuten Mandanten mit Name, Tarif und Betreuungsstatus. Die aktive Partnerschaft wird Ihnen in den Mandanten-Einstellungen transparent angezeigt und kann dort von Ihnen beendet werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter ein:
Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich in Rechenzentren innerhalb der EU. Eine Übermittlung in Drittländer findet statt bei der KI-Klassifikation über OpenAI (USA); sie ist durch EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgesichert. Bei Anbietern mit US-Muttergesellschaften (Vercel, Supabase, AWS, Microsoft) bestehen Auftragsverarbeitungsverträge mit EU-Standardvertragsklauseln für den Fall eines Drittlandzugriffs; mehrere dieser Anbieter sind zudem unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.
Kontodaten speichern wir für die Dauer des Vertragsverhältnisses. Belege und zugehörige Daten speichern wir, solange Ihr Mandant besteht; je nach Tarif ist der Zugriff auf ältere Belege zeitlich begrenzt. Nach Vertragsende löschen wir personenbezogene Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. § 147 AO, § 257 HGB für unsere eigenen Geschäftsunterlagen) entgegenstehen. Als Auftragsverarbeiter löschen oder retournieren wir Mandanten-Daten nach Weisung gemäß AVV.
Sie haben uns gegenüber jederzeit folgende Rechte:
Bitte richten Sie entsprechende Anfragen formlos an die oben genannten Kontaktdaten. Betrifft Ihre Anfrage Beleg-Daten, die wir im Auftrag eines Mandanten verarbeiten, leiten wir sie an den verantwortlichen Mandanten weiter bzw. verweisen Sie an diesen.
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu. Für uns zuständig ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.