E-Rechnung 2027: was auf KMU zukommt — und was Sie wirklich tun müssen

Die E-Rechnungspflicht ist gerade das Buchhaltungsthema für jedes deutsche KMU, und gleichzeitig das mit den meisten Missverständnissen. Das wichtigste zuerst: Die Empfangsseite ist keine Zukunft. Sie ist seit dem 1. Januar 2025 Pflicht. Was 2027 und 2028 kommt, betrifft das Versenden.

Der Zeitplan in vier Zeilen

• Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ohne dass ihre Zustimmung nötig wäre. Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg.
• Bis Ende 2026 läuft die Übergangsfrist für den Versand: Papier bleibt erlaubt, ein einfaches PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
• Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen versenden.
• Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für alle, unabhängig vom Umsatz.

XRechnung oder ZUGFeRD — was Ihnen ins Haus kommt

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach der EU-Norm EN 16931, kein PDF mit hübschem Layout. In Deutschland begegnen Ihnen zwei Formate. XRechnung ist eine reine XML-Datei, ohne Software unlesbar. ZUGFeRD ist ein Hybrid: ein normales PDF, in das die XML-Daten eingebettet sind. Sie sehen ein PDF, die Software liest das XML.

Den Punkt übersehen fast alle: Das XML ist das Original. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung zählt steuerlich der eingebettete Datensatz, nicht der sichtbare PDF-Teil. Wer nur den Ausdruck ablegt, archiviert die falsche Hälfte.

Was „empfangen können“ konkret heißt

Rechtlich ist die Hürde niedrig, ein E-Mail-Postfach genügt. Praktisch besteht die Aufgabe aus drei Teilen:

• Annehmen: eine Adresse, an die Lieferanten E-Rechnungen schicken. Besser nicht das persönliche Postfach des Inhabers, sondern ein eigener Beleg-Eingang.
• Lesbar machen: XRechnungen brauchen einen Viewer oder ein Tool, das die XML-Felder anzeigt. Sonst prüft niemand, ob die Rechnung stimmt.
• GoBD-konform archivieren: das XML unverändert und maschinell auswertbar aufbewahren, acht Jahre lang. Ein Ausdruck im Ordner erfüllt das nicht.

Ausnahmen, die bleiben

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € dürfen formlos bleiben. Der Tankbeleg wird kein XML.
• Fahrausweise sind ausgenommen.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, empfangen können aber schon.
• B2C ist nicht betroffen, die Pflicht gilt zwischen inländischen Unternehmen.

Der pragmatische Weg für KMU

Sie brauchen kein E-Rechnungs-Sonderprojekt. Sie brauchen einen Beleg-Eingang, der beide Welten verarbeitet. Denn 2027 kommen Ihre Rechnungen gemischt an: manche als ZUGFeRD, manche als XRechnung, viele noch als einfaches PDF, ein paar auf Papier. Eine dedizierte Eingangsadresse wie `k-4711@belege.firma.de`, die XML wie PDF annimmt, unverändert archiviert und lesbar aufbereitet, deckt die Empfangspflicht ab — und übergibt strukturiert an Lexoffice, sevDesk oder DATEV.

Der angenehme Nebeneffekt der ganzen Pflicht: Rechnungen kommen künftig fast vollständig elektronisch und strukturiert. Wer jetzt einen sauberen Eingang einzieht, hat 2028 weniger Arbeit als heute. Wie der mit allen Kanälen zusammenspielt, steht in Belege sammeln automatisieren.