XRechnung und ZUGFeRD im Alltag: empfangen, prüfen, richtig archivieren

Über Zeitplan und Grundsatzfragen der E-Rechnungspflicht haben wir an anderer Stelle geschrieben. Dieser Text bleibt beim Handwerk: Was kommt da konkret an, woran erkennt man Probleme, und wie legt man es so ab, dass es in acht Jahren noch zählt.

Zwei Formate, ein Standard, mehrere Fallstricke

XRechnung ist eine reine XML-Datei nach EN 16931, ohne Software nicht lesbar, dafür eindeutig. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML. Der Fallstrick bei ZUGFeRD sind die Profile: MINIMUM und BASIC-WL sehen aus wie E-Rechnungen, sind aber keine, weil Pflichtfelder fehlen. Erst ab Profil EN 16931 ist die Datei gesetzeskonform. Der zweite Fallstrick: Bei ZUGFeRD können PDF-Ansicht und XML-Inhalt theoretisch voneinander abweichen. Steuerlich zählt dann das XML. Wer nur das PDF anschaut, prüft die Kopie statt des Originals.

Der Empfang: unspektakulär, aber mit Sortierproblem

Rechtlich genügt ein E-Mail-Postfach. Praktisch landen E-Rechnungen dann zwischen Newslettern und Speditionsavisen, und eine XML-Datei im Anhang sieht für den Spamfilter verdächtiger aus als ein PDF. Bewährt hat sich eine dedizierte Beleg-Adresse, die nichts anderes tut als Rechnungen anzunehmen: `k-4711@belege.firma.de` bei den Lieferanten hinterlegt, fertig. Alles, was dort ankommt, ist per Definition ein Beleg, nichts geht in der Ablage Chef verloren.

Prüfen heißt validieren, nicht anschauen

• Formale Validierung: Ist das XML wohlgeformt und entspricht es EN 16931 beziehungsweise dem XRechnung-Standard? Das erledigt Software in Millisekunden, von Hand geht es gar nicht.
• Inhaltliche Sichtprüfung: Stimmen Lieferant, Betrag und Leistung mit der Bestellung überein? Dafür braucht es eine lesbare Aufbereitung des XML, sonst prüft im Alltag niemand.
• Dublettenprüfung: Viele Lieferanten schicken übergangsweise E-Rechnung und PDF-Kopie parallel. Ohne automatischen Abgleich wird doppelt gebucht.

Archivieren: das XML ist das Original

§ 147 AO verlangt die Aufbewahrung im Originalformat, maschinell auswertbar, inzwischen acht Jahre. Für die E-Rechnung heißt das: Die XML-Datei wird unverändert gespeichert, mit nachvollziehbarem Eingangszeitpunkt, geschützt vor nachträglicher Änderung. Ein E-Mail-Postfach als Langzeitarchiv erfüllt das schlecht — Postfächer werden aufgeräumt, migriert und verlassen die Firma mit dem Mitarbeiter.

In eigener Sache, kurz: Belegbox macht aus genau diesem Programm einen Standardprozess — eigene Beleg-Adresse, Annahme von XRechnung, ZUGFeRD, PDF und Scan, Validierung, lesbare Aufbereitung, Dublettenerkennung und unveränderte Archivierung des XML. Für den Schritt danach, die automatische Vorkontierung der so gesammelten strukturierten Daten, bauen wir mit Ludwig gerade das passende Gegenstück für Steuerkanzleien. Beides zusammen ergibt den Weg vom Posteingang zum DATEV-Export, bei dem kein Mensch mehr Beträge abtippt.

Wer den Empfang einmal sauber aufsetzt, hat mit den Formatfragen danach kaum noch zu tun. Wer ihn provisorisch löst, lernt jedes Detail dieses Artikels in der ersten Betriebsprüfung nach 2028 auswendig.