E-Rechnungspflicht 2027: was Kanzleien jetzt mit jedem Mandanten klären müssen

Für Kanzleien hat die E-Rechnungspflicht eine unangenehme Eigenschaft: Die Pflicht trifft den Mandanten, die Folgen treffen die Kanzlei. Der Mandant, der im Januar 2027 keine XRechnung empfangen kann, ruft nicht beim BMF an. Er ruft bei Ihnen an. Den Zeitplan im Detail haben wir in E-Rechnung 2027 für KMU beschrieben, hier geht es um die Kanzleisicht.

Drei Fragen pro Mandant, vor Jahresende

• Liegt der Umsatz 2026 über 800.000 €? Dann gilt die Versandpflicht ab dem 1. Januar 2027, sonst ab 2028. Das entscheidet, wie eilig es ist.
• Kann die Rechnungssoftware des Mandanten XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen? Lexoffice, sevDesk und die meisten Fakturatools können es inzwischen, die Excel-Word-Kombination kann es nicht.
• Wo kommen eingehende E-Rechnungen an, und wird das XML dort unverändert archiviert? „Im Postfach vom Chef“ ist keine Antwort, die eine Betriebsprüfung übersteht.

Wer diese drei Fragen für 40 Mandanten beantwortet, hat danach eine kurze Liste mit den echten Problemfällen. Erfahrungsgemäß sind es die fünf bis zehn Mandanten, die heute schon Belege im Schuhkarton bringen.

Der Empfang lässt sich zentralisieren, der Versand nicht

Beim Versand führt kein Weg an der Software des Mandanten vorbei, die Rechnung entsteht bei ihm. Der Empfang dagegen lässt sich aus dem Tagesgeschäft des Mandanten herausziehen. Eine dedizierte Beleg-Adresse je Mandant, etwa `k-4711@belege.kanzlei.de`, nimmt XRechnung, ZUGFeRD, PDF und den gescannten Papierbeleg gleichermaßen an, archiviert das Original unverändert und macht das XML lesbar. Der Mandant hinterlegt die Adresse einmal bei seinen Lieferanten, danach läuft der Eingang an ihm vorbei. Genau dieses Muster beschreiben wir ausführlicher in Belegabholung in der Kanzlei.

Was sich für die Kanzlei wirklich ändert

Der unbequeme Teil ist die Umstellung 2026/2027. Der interessante Teil kommt danach. Heute besteht vorbereitende Buchhaltung zu einem großen Teil aus Datenerfassung: Beträge aus PDFs abtippen oder OCR-Ergebnisse kontrollieren. Eine E-Rechnung macht diesen Schritt überflüssig, Nettobetrag, Steuersatz und Leistungszeitraum stehen als Felder im XML. Übrig bleibt die eigentliche Fachaufgabe, die Kontierung.

Und die wird automatisierbar. In eigener Sache: Neben Belegbox bauen wir mit Ludwig einen KI-Buchhalter für Kanzleien, der genau hier ansetzt — Umsatzsteuer-Vorkontierung, Kontenvorschlag und DATEV-Export auf Basis der strukturierten Rechnungsdaten, mit Freigabe durch einen Menschen. Ludwig ist jung und derzeit in der Pilotphase mit Kanzleien. Wer die E-Rechnungs-Umstellung ohnehin anfassen muss, kann beide Schritte zusammen denken: erst den Eingang ordnen, dann die Kontierung automatisieren.

Die Pflicht kommt so oder so. Der Unterschied liegt darin, ob eine Kanzlei im Dezember 2026 vierzig Einzelgespräche führt oder im Sommer eine Liste abarbeitet. Fangen Sie mit der Liste an.