Amazon-Rechnungen automatisch in die Buchhaltung holen — drei Wege

Kaum ein Lieferant produziert so zuverlässig fehlende Belege wie Amazon. Die Bestellbestätigung kommt per Mail, die eigentliche Rechnung liegt im Konto zum Download, und beim Monatsabschluss fehlen dann sechs von zehn Belegen.

Warum Amazon ein Sonderfall ist

• Die Bestellbestätigungs-Mail ist keine Rechnung und taugt nicht für den Vorsteuerabzug.
• Die Rechnung entsteht erst nach dem Versand und liegt unter „Meine Bestellungen“ zum Download. Im Privatkonto schickt Amazon sie nicht aktiv zu.
• Beim Marketplace ist der Rechnungssteller mal Amazon, mal der Händler selbst, je nachdem, ob der Händler am Umsatzsteuer-Berechnungsservice teilnimmt.

Weg 1: Manueller Download

Einloggen, „Meine Bestellungen“, Rechnung für Rechnung herunterladen und hochladen. Bei zwei Bestellungen im Monat völlig in Ordnung. Bei zwanzig ist es eine halbe Stunde stumpfe Klickarbeit, jeden Monat, pro Konto. Und sobald mehrere Mitarbeiter über eigene Konten bestellen, fehlt trotzdem die Hälfte.

Weg 2: Amazon Business mit Rechnungen per E-Mail

Der unterschätzte Weg, und für die meisten KMU der richtige. Ein kostenloses Amazon-Business-Konto kann Rechnungen automatisch per E-Mail zustellen. In den Geschäftseinstellungen hinterlegen Sie eine Empfängeradresse für Rechnungen, und genau dort gehört Ihre Beleg-Eingangsadresse hin, etwa `k-4711@belege.firma.de`. Ab dann kommt jede Amazon-Rechnung von allein in der Postbox an, wird per OCR ausgelesen und an die Buchhaltung übergeben.

Die Umstellung dauert einmalig eine halbe Stunde: Konto umstellen, Adresse hinterlegen, Mitarbeiter einladen. Nebenbei kaufen Sie mit Netto-Preisanzeige ein, und die Rechnungen kommen überwiegend mit ausgewiesener Umsatzsteuer von Amazon selbst. Was bleibt, sind die Händler ohne Amazon-Rechnungsservice, die stellen weiter selbst aus.

Weg 3: Portal-Crawler

Tools wie GetMyInvoices oder InvoiceFetcher loggen sich mit Ihren Zugangsdaten bei Amazon ein und ziehen Rechnungen ab. Das funktioniert, bis Amazon das Login-Verfahren ändert oder eine Zwei-Faktor-Abfrage dazwischenschaltet. Sinnvoll ist der Ansatz, wenn Sie viele Portale ohne Mail-Versand haben und Amazon nur eines davon ist. Für Amazon allein ist er Overkill, Weg 2 löst denselben Fall ohne laufende Wartung.

Was ich einrichten würde

Für den Standardfall: Amazon-Business-Konto plus Rechnungen per E-Mail an die Beleg-Adresse. Einmal einrichten, dauerhaft Ruhe. Bei vielen Portal-Lieferanten ergänzt ein Crawler die Eingangsadresse, die Abwägung steht im Vergleich zu GetMyInvoices. Einzelfälle und Altbestände laden Sie manuell nach, eine Postbox mit Dublettenerkennung verkraftet auch den doppelten Upload.

Das Muster dahinter ist immer dasselbe: nicht hinter Belegen herlaufen, sondern den Zustellweg einmal umbiegen, sodass die Rechnung von allein ankommt. Mehr dazu in Lieferantenrechnungen digitalisieren.